日系企業の定時株主総会では、取締役等の欠席もほとんどなく、また総会自体も実開催となるので、席上就任承諾した記載をもって就任承諾書を添付省略とすることがほとんど。

しかしこの時期に登記する外資系企業の定時総会の場合、わざわざ開催する必要なしということで、書面決議によるものがほとんど。当然就任承諾書が必要になる訳です。

新任取締役等の場合は、本人確認証明書の住所の記載と就任承諾書の住所の記載に気をつけていますが、上記の書面決議の場合は、基本的にみなさん重任。法務担当者も従来の住所の記載のない就任承諾書を当然利用します。

つまりチェックしている中で、住所の記載のある就任承諾書と記載のない就任承諾書が混在してしまって、ただただ混乱するばかり。本当は住所の記載が必要な就任承諾書もついうっかりなんてことが出てきてしまうかもしれません。

「うちは就任承諾書は、元々住所記載してたよ〜。」という運用をされていた事務所さんは、あまりお困りにならないでしょうけど、そうじゃないうちは、変なところで気をつかって困っています。

お互い気をつけましょう。

「商業登記規則等の一部を改正する省令」が施行され、しばらく経ちますが、私の事務所は、繁忙期に突入しました。

３月定時総会の多い外資系企業は、何でも書面決議、しかも日本語英語併記したものを準備しますんで、とにかく手間。

日系企業は４月１日人事絡みの案件が集中します。ただでさえ忙しいのに、住民票の住所の記載のある就任承諾書を準備するのが、まあ〜手間。

住民票だけが揃うのが遅くて、案件が宙ぶらりんになって、本当に面倒です。

新役員の住民票を待っていたら、広域交付住民票が送られてきました。
新任役員は、ご自宅は遠方で、会社が港区。法務担当者に「住民票早く準備して下さい。」と急かされて、たぶんお昼休みにでも会社の近くの港区役所に取りに行かれたんだと思います。

ご存じない方のために、広域交付住民票について
簡単に言ってしまうと、他管轄の登記簿謄本を地元管轄で取るみたいなもの。例えば港区役所で札幌市の住民票を発行してもらうことができます。他の市区町村の証明になりますが、港区役所で発行してもらうと、証明者は港区長になります。ちなみに港区に住所がある方は、港区で広域交付住民票は発行してもらえません。普通の住民票を取ればいいだけの話。

普通の住民票と違って本籍地や筆頭者は記載されません。転居の履歴が載らないケースもあります。手数料は市区町村によって違います。

お昼休みにちょっと会社の近所の区役所に出かければ、取得できますので、便利は便利。

ただ「ちょっと待てよ。」

「商業登記規則等の一部を改正する省令で言うところの本人確認証明書にこの広域交付住民票は含まれるの？？」

心配ご無用。
広域交付住民票も取締役等の「本人確認証明書」に該当します。

なかなか住民票を取りに行ってくれない役員には、広域交付住民票を取得してもらうっていうのもありかなと思います。

では。

「商業登記規則等の一部を改正する省令」が公布され、施行日は平成２７年２月２７日となりました。２月２７日までは、まだ時間的に余裕があるので、現在受任中の外資系絡みの案件は、とりあえず影響なしです。

しかし問題は３月。かなりの外資系企業の定時総会のシーズンとなります。

パブコメを読むと、下記のような考え方が記載されています。

御意見の概要
海外在住者を取締役等として選任する会社も増えることと思われるところ，外国人については，本国官憲が発行した住所証明書の取得が困難な場合があると考えられるため，就任承諾書のサインと照らし合わせることもできる本人の署名や写真のあるパスポートの写しを証明書類として加えるのがよい。

御意見に対する考え方
外国在住の外国人については，その添付すべき書面が明文化されていませんが，本国官憲が発行したサイン証明書（住所の記載のあるものに限る。）のほか，身分証明書等の写しを添付することが考えられます。 なお，住所を記載して発行されたパスポートであれば，その写しを添付することができることとなります。

外国在住の外国人が取締役等に就任する場合、取締役等の「本人確認証明書」としては、 一応原則としては、住所の記載のあるサイン証明
例外的に「住所を記載して発行されたパスポートの写し」でいい場合もあるという感じでしょうか。

わざわざサイン証明書を取得するのも手間。就任承諾書に記載された氏名がパスポートと違うとか、「はまるポイント」はいっぱいありそうです。

実務の運用としては、サイン証明書を送ってもらって、サイン証明と一致する氏名住所を記載した就任承諾書を準備し、「マイケル」とか「ビリー」とかの認印を押してもらうというのが、一番手堅く早い気がします。